Tietosuojaseloste – Joblink Oy
1. Osoitusvelvollisuus
Joblink Oy on henkilöstöpalveluyritys ja toimii asiakkaiden (mm. k-kauppiaat) kanssa yhteistyössä tarjoten työntekijöille töitä. Toiminta oikeuttaa keräämään ja käsittelemään työnhakijoiden ja -tekijöiden tietoja, jotta yritys voi tarjota heille töitä. Työnhakijoiden ja -tekijöiden tietoja ei käytetä muuhun kuin siihen tarkoitettuun toimintaan eli työn tarjoamiseen, työpaikkojen täyttämiseen ja työsuhteen perustoimintoihin, kuten työsuhteen solmimiseen ja ylläpitoon. Työnhakija ja -tekijä antaa suostumuksen käyttää tietojaan tarkoitettuun toimintaan lähettämällä työhakemuksen. Työnhakija ilmoittaa rekrytointisivustolla tutustuneensa tietosuojakäytäntöön sekä hyväksyvänsä henkilötietojen käsittelyn jatkamalla palvelun käyttöä ja työnhakija lähettää hakemuksen tämän jälkeen.
Joblink Oy:llä on oma asiakasrekisteri, jonka käsittelyyn asiakas on antanut erikseen oman suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä. Suostumusta voidaan muuttaa.
Henkilötietojen keräämisen yhteydessä selvitetään, mihin tarkoitukseen tietoja tullaan käyttämään, ja miksi henkilöltä pyydetään juuri kyseiset tiedot. Samalla kerrotaan perustellusti, kuinka kauan tietoja käsitellään ja millaiset oikeudet henkilötietojen antajalla on omia tietoja kohtaan.
Tietoja käsitellään (kerääminen, tallettaminen, järjestäminen, käyttö, siirtäminen, luovuttaminen, säilyttäminen, muuttaminen, yhdistäminen, suojaaminen, poistaminen ja tuhoaminen) tarpeelliseksi katsotun ja asianmukaisessa laissa määritellyn ajan verran.
Joblink Oy osoittaa tällä tietosuojaselosteella toiminnan olevan lain mukaista ja käyttötarkoitussidonnaista. Tässä dokumentissa kerrotaan, miten yritys ottaa tietosuojan huomioon toiminnassa, miten yritys on varautunut tietoturvaloukkauksiin ja miten yrityksessä käsitellään henkilötietoja.
2. Tietojen salaus ja anonymisointi
Joblink Oy käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tietoja käsittelevät vain Joblink Oy:n nimetyt työntekijät. Henkilötiedot pidetään suojassa palomuurien, salasanojen sekä muiden teknisten keinojen avulla. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.
3. Tilavalvonta
Joblink Oy:n toimisto sijaitsee Leppävaarassa, osoitteessa Linnoitustie 2a. Toimistotila on lukollisen oven takana, jonne on pääsy Joblink Oy:n toimiston työntekijöillä. Rakennuksen A-rapun ulko-ovi on arkisin työaikaan auki ja lukossa muina aikoina.
Toimistoon pääsee ainoastaan kulkulätkällä, jotka Joblinkin nimetty henkilö tilaa aulapalvelusta. Kulkulätkän saa lunastettua itselleen ainoastaan henkilöllisyystodistusta näyttämällä.
Aulapalvelu on paikalla arkisin 8-16, ja he myös tarkistavat kaikki vieraat.
4. Tietojärjestelmien tietoturva
Järjestelmien ylläpitäjillä on vastuu huolehtia Joblink Oy:n käyttämien järjestelmien tietoturvasta. Joblink Oy:n käyttämät järjestelmät noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta ja tallennetut tiedot sijaitsevat EU- ja ETA-alueella eikä tietoja siirretä näiden alueiden ulkopuolelle.
5. Etäkäyttöyhteydet
Joblink Oy:n toimiston työntekijöillä on mahdollisuus tehdä etätöitä missä vain. Käyttöjärjestelmät eivät ole sidottu tiettyyn verkkoon vaan toimivat salasanan takana kaikilla verkkoyhteyksillä. Kaikilla työntekijöillä on kotona salattu Internet yhteys.
6. Valvontajärjestelmät
Kiinteistön aulapalvelu valvoo tilojen kulunvalvontaa.
7. Materiaalit
Työhakemukset, työsopimukset sekä muut henkilötietoja sisältävät materiaalit käsitellään käytössä olevien eri järjestelmien kautta.
8. Roolit ja vastuut
Joblink Oy toimii Rekisterinpitäjänä. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Joblink Oy:n kanssa sopimuksen tehneet yritykset mm. asiakkaat, palkanlaskenta, kirjanpitäjä ja järjestelmien ylläpitäjät.
Toimiston henkilöstöosasto toimii päivittäin työnhakijoiden ja työntekijöiden kanssa sekä hallinnoivat heidän henkilötietoja. Henkilöstöosasto on vastuussa henkilötietojen asetusten mukaisesta käsittelystä.
Myyntihenkilöstön tehtävänä on myynti ja asiakastyö ja heidän vastuulla on asiakasrekisterin lainmukainen käyttö ja ylläpito.
Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on kutsua hallitus koolle lainmukaisin keinoin ja käsitellä strategiset asiat hallituksen kanssa.
Toimitusjohtajan tehtävänä on huolehtia asiakassopimukset ja hallintoasiat.
Järjestelmien ylläpitäjillä on vastuu huolehtia järjestelmien tietoturvasta.
Joblink Oy:n yhteistyökumppanit toteuttavat palkanlaskennan, kirjanpidon ja talouden hallintapalvelut.
9. Työohjeet
Toimistolla on ohjeistettu työntekijöitä, miten toimitaan erilaisten työtehtävien kanssa.
Rekrytointivaiheessa jokainen Joblink Oy:n työntekijä tuhoaa työnhakijoiden mahdolliset työhakemukset ja CV:t omilta kovalevyiltä rekrytoinnin päätteeksi. Samalla lailla toimitaan muiden tiedostojen latausten kohdalla.
Joblink Oy ohjeistaa ja kouluttaa työntekijöitään säännöllisesti henkilötietojen käsittelystä ja suojauksesta.
Poikkeustilanteiden varalle (tietoturvaloukkaus) on laadittu yrityksen sisäinen toimintasuunnitelma. Ks. kohta 11. Tietoturvaloukkaus.
10. Tietoturvaloukkaus
Tietoturvaloukkaus on tapahtuma, josta seuraa henkilötietojen lainvastaista käsittelyä. Tietoturvaloukkauksissa tieto ilmoitetaan henkilökohtaisesti rekisteröidylle ja valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksesta. Jos loukkauksesta ei aiheudu henkilön oikeuksiin kohdistuvaa riskiä, ilmoituksen voi jättää tekemättä.
Joblink Oy selvittää ja dokumentoi tietoturvaloukkaukset.
Tietoturvaloukkauksia varten on laadittu toimintaohje ja huolehdittu henkilöstön osaaminen kriisitilanteita varten.
11. Viestintä
Sisäinen viestintä Joblink Oy:n toimiston työntekijöiden kanssa tapahtuu eri viestimien kautta kahden kesken ja ryhmissä.
Viestintä työntekijöille tapahtuu puhelimen ja sähköpostin välityksellä. Viestintä tapahtuu usein järjestelmän kautta ja ne jäävät lokitietoihin muistiin.
Viestintä asiakkaille tapahtuu puhelinsoitoilla, sähköpostilla ja tekstiviesteillä.
Joblink Oy:n on mahdollista tiedottaa nykyisiä asiakkaita sähköpostiviesteillä. Yhteystiedot ja suostumus on saatu asiakkailta itseltään ja viestiryhmä on jäsennelty yhdeksi listaksi.
Henkilötietojen keräämisen yhteydessä Joblink Oy ilmoittaa , mihin tarkoitukseen tietoja tullaan käyttämään, ja miksi juuri kyseiset tiedot pyydetään henkilöltä. Samalla kerrotaan perustellusti, kuinka kauan tietoja säilytetään, kunnes ne tuhotaan ja millaiset oikeudet henkilötietojen antajalla on omia tietoja kohtaan.
12. Henkilötietojen käsittely
Joblink Oy on henkilöstöpalveluyritys ja käsittelee henkilötietoja laajasti.
Joblink Oy käyttää useampia järjestelmiä, jossa henkilötietoja käsitellään. Joblink Oy toimii rekisteripitäjänä ja järjestelmien ylläpitäjät ovat käsittelijöitä.
Yrityksen käytössä on toiminnan ohjausjärjestelmä, jossa on kaikki työntekijöiden työsuhde- ja palkkatiedot sekä kaikki tieto heidän työsuhteistaan. Lisäksi järjestelmässä on asiakkaiden tiedot.
Rekrytointi tapahtuu rekrytointi järjestelmässä, johon kerääntyy työnhakijoiden tiedot. Työnhakijat kertovat omat henkilötiedot ja työnhakuun olennaiset tiedot ansioluetteloiden ja työhakemust en muodossa.
Henkilöstöosasto tekee omia merkintöjä työnhakijoiden kohdalle rekrytointiprosessin edetessä. Työhaastattelussa kirjoitetaan työnhakijoiden kertomia työhön liittyviä olennaisia tietoja ylös heidän tietojen joukkoon, jotta henkilöstöosasto voi tehdä päätöksen mahdollisesta palkkauksesta. Jos henkilöstöosasto tarvitsee muita tietoja työnhakijoi sta, tiedot voidaan hankkia työnhakijoiden suostumuksella. Työnhaussa ei käytetä erillisiä testejä.
Hakijoide n tiedot säilyvät järjestelmässä 6 kuukautta, vaikka he eivät sillä kertaa tulisi valituksi. Työnhakijoille lähetetään puolen vuoden kuluttua sähköpostia, onko työhakemus vielä voimassa ja pyyntö tarkistaa tietojen oikeellisuus.
Hakijoiden CV:t ja työhakemukset poistetaan ja tuhotaan Joblink Oy:n kovalevyiltä asianmukaisesti.
Rekrytointivaiheessa tietoja käsittelee toimiston henkilöstöosasto. Työnhakijoiden tietoja luovutetaan harvoin kolmansille osapuolille. Jossain asiakkaalle suoraan tapahtuvissa rekrytoinneissa asiakas haluaa tietoja hakijoista ja tällöin asiakas saa rajatut tiedot hakijoista Joblink Oy:n kautta. Kun työsuhde syntyy, työnhakijoiden tiedot siirretään toiminnanohjaus järjestelmään, jossa työntekijöiden hallinnointi tapahtuu.
Toiminnanohjausjärjestelmässä työntekijöiden tietoja käsittelee toimiston henkilöstöosasto. Asiakkailla on mahdollisuus nähdä, kuka työntekijä hänelle on tulossa töihin ja mihin vuoroon siinä vaiheessa, kun työntekijä on hyväksynyt vuoronsa.
Työntekijän tiedot ovat hänen profiilinsa alla. Työntekijä ottaa itsestään kuvan ja liittää sen omaan profiiliinsa. Työntekijä hyväksyy kuvan säilyttämisen järjestelmässä allekirjoittamalla työsopimuksen.
Paperiset tiedot säilytetään omissa kansioissa lukollisessa kaapissa Joblink Oy:n toimistolla. Säilytysaika määräytyy sen mukaan, kauan kyseistä paperia on tarpeellista käsitellä ja pitää saatavilla.
Säilytettävät tiedot tarkastetaan kerran vuodessa ja tarpeettomaksi käyvät tiedot, niin paperiset kuin sähköiset, tuhotaan.
Palkanlaskennan tietoja käsittelee Joblink Oy:n toimistolla henkilöstöosasto ja toimitusjohtaja.
Joblink Oy:n henkilöstöosasto ja asiakkaat lähettävät sähköpostilla vuorolistat toisilleen ja työntekijöille.
13. Tiedollinen itsemäärämisoikeus
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tiedoksi häntä koskevat tiedot, oikeus siirtää tietonsa toiseen palveluun, rajoittaa niiden käyttöä tai pyytää tietojen muokkaamista tai poistamista tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Joblink Oy vastaa yhden (1) kuukauden aikana rekisteröityneen pyyntöön tarkistaa tietonsa. Rekisteröity kutsutaan Joblink Oy:n toimistolle tarkastamaan ja läpikäymään tietonsa.
14. Rekisteriseloste
Joblink Oy on laatinut erikseen työnhakija-, työsuhde- ja asiakasrekisteriselosteen. Työnhakija- ja työsuhderekisteriselosteet ovat Joblink Oy:n rekrytointisivustolla rekry.joblink.fi näkyvillä julkisesti.